Conditions Générales

Politique de Protection des Données à Caractère Personnel de la MUGEF-CI

Préambule

La MUGEF-CI considère la protection des données à caractère personnel comme une nécessité visant à sauvegarder, d’une part, la vie privée de ses collaborateurs, clients, partenaires et visiteurs contre toute forme d’atteinte ou d’abus, et d’autre part, la réputation et la responsabilité de l’entreprise. Nous avons élaboré cette Politique de protection de données afin de définir clairement notre engagement en matière de protection des données à caractère personnel.

Cette politique permet d’expliquer dans le détail qui agit en tant que responsable de traitement, comment les données à caractère personnel vous concernant seront collectées, traitées, et, le cas échéant, communiquées, ainsi que vos droits concernant vos données à caractère personnel, au sens de la loi N°2013-450 du 19 juin 2013 et textes connexes relative à la protection des données à caractère personnel en Côte d’Ivoire.

Quelques définitions

Données à caractère personnel : toute information, de quelque nature qu’elle soit et indépendamment de son support, y compris le son et l’image, vous concernant et qui vous identifie directement ou indirectement (ex. nom, prénoms, adresse électronique, lieu et date de naissance, numéro de téléphone, lieu de résidence).
Responsable de traitement : une personne physique ou morale, publique ou privée, toute autre organisation ou association, qui seule ou conjointement avec d’autres, prend la décision de collecter et de traiter des données à caractère personnel et en détermine les finalités.
Traitement des données à caractère personnel : toute opération ou ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés ou non, et appliquées à des données (ex. collecte, enregistrement, archivage…).

Responsable du traitement de données

Selon les dispositions de la loi N°2013-450 du 19 juin 2013, la Mutuelle Générale des Fonctionnaires et Agents de l’État de Côte d’Ivoire (MUGEF-CI), Mutuelle Sociale régie par le Règlement n°07/2009/CM/UEMOA du 26 juin 2009 portant règlementation de la mutualité sociale au sein de l’UEMOA, dont le siège social est à l’avenue Franchet d’Esperey, à l’immeuble « ADIKO NIAMKEY » au Plateau, BP V 269 Abidjan, Téléphone : 27 20 25 74 00, email : info@mugef-ci.com, est le responsable de traitement de vos données à caractère personnel, collectées, traitées et conservées dans le cadre de ses activités.

Collecte de données à caractère personnel

Vos données à caractère personnel peuvent être collectées à la MUGEF-CI directement auprès de vous via les formulaires, ou lors des échanges par email ou courriers de vos informations. Le cas échéant, nous nous assurerons d’avoir préalablement recueilli votre consentement explicite, éclairé et non équivoque.

Toutefois, dans certains cas, nous pouvons être amenés à recevoir vos données à caractère personnelles d’un tiers (ex. les références sur un CV). Dans le cadre du processus de recrutement, vous pourriez être amenés à nous communiquer des informations sur des tiers, notamment sur vos références professionnelles. Dans ce cas, vous avez le devoir d’informer ce tiers, avant toute communication de ses données, et de recueillir son consentement.

Les données à caractère personnel vous concernant que nous collectons et traitons peuvent inclure les types de données suivants :

État civil, données d’identification : Nom, prénoms, date et lieu de naissance/âge, nationalité, genre, photo, matricule, signature, voix, vidéo.
Données de vie Personnelle : Situation matrimoniale, nombre d’enfants, filiation, numéro à contacter en cas d’urgence.
Données de vie professionnelle : Formation/Diplômes, CV, lettre de candidature/motivation, précédents emplois, références, profession, type de contrat, matricule fonctionnaire, N° d’inscription à l’ordre.
Données liées aux infractions, condamnations, mesures de sûreté : Casiers judiciaires.
Données d’ordre économique et financier : Salaire, RIB, bulletin de salaire, revenu, situation financière, numéro de compte.
Données de localisation : Lieu de résidence, adresse du domicile, adresse postale.
Données de connexion : Adresse électronique (personnelle et/ou professionnelle).
Numéro national d’identification : CNI, Numéro de téléphone, NNI (figurant sur la CNI), Numéro CNPS, numéro sécurité sociale CGRAE, Numéro CNAM.
Données générées dans le cadre du processus de recrutement : Notes des réponses du candidat lors de l’entretien, notes et observations dans le cadre de l’évaluation du candidat.
Données liées à l’utilisation de nos produits et services : Données transactionnelles.
Données de connexion : Adresses IP, logs, adresse mail, etc.
Données sensibles : Données de Santé, État de santé, Antécédents familiaux…

Nous nous engageons à collecter, traiter, communiquer, conserver vos données, conformément aux exigences de la loi N°2013-450 du 19 juin 2013 relative à la protection des données à caractère personnel, et tout autre texte encadrant les traitements de données à caractère personnel et la protection des données à caractère personnel en Côte d’Ivoire.

Finalités de traitement

La MUGEF-CI collecte et traite vos données à caractère personnel selon les exigences de la loi N°2013-450 du 19 juin 2013 relative à la protection des données à caractère personnel, pour les finalités suivantes :

Gérer l’administration, l’activité sociale et la paie du personnel.
Assurer la conservation et l’archivage de la documentation de l’organisation.
Assurer la sécurité des biens et des personnes.
Identifier l’appelant et répondre à ses préoccupations via le call center.
Vulgariser les informations et les campagnes de sensibilisations à travers les canaux de communication et la newsletter.
Effectuer les contrôles pour éviter la fraude et l’abus de prescription et aider à la prise de prescription.
Coordonner les bénévoles et rencontrer les mutualistes, pour assurer le bon fonctionnement de la MUGEF-CI.
Créer les utilisateurs des actifs informatiques et les accès du personnel.
Engager la procédure des opérations financières et justifier les déclarations d’impôts.
Faire la prospection et vendre les produits complémentaires non obligatoires.
Gérer la formation du personnel.
Identifier les médecins / partenaires pour assurer leur traçabilité pour l’autorisation de la délivrance des bons de prise en charge.
Identifier, immatriculer et concevoir la carte des mutualistes (RCO).
Gérer la base de données et assister le mutualiste pour l’immatriculation, l’édition des cartes et la souscription des assurances complémentaires.
Identifier, immatriculer et concevoir la carte des mutualistes.
Identifier, analyser et maîtriser la fraude à l’assurance des partenaires et mutualistes.
S’assurer de la légalité des contrats et gérer les contentieux.
Identifier les bénéficiaires, les authentifier pour les cas de sinistre et liquider les prestations dans les délais.
Répondre aux préoccupations des utilisateurs et faire la maintenance des applications métiers.
Ouvrir le droit aux prestations et mettre à jour les comptes cotisants (gestion des cotisations).
Recevoir les courriers, les attribuer à la direction concernée et y répondre.
Identifier, authentifier, assister et prendre en charge les réclamations des mutualistes sur les réseaux sociaux.
Procéder au recrutement et à l’embauche du personnel pour la MUGEF-CI.
Répondre aux réclamations relatives à la carte et à la demande d’appartenance.
Réaliser les formalités et Identifier les responsables sociaux pour le Suivi des AG et la rédaction des Procès-verbaux.

Destinataires des données

Afin de réaliser les finalités ci-dessus décrites, et de satisfaire aux obligations légales et réglementaires qui nous incombent, vos données seront communiquées aux destinataires suivants :

Directions et services de la MUGEF-CI, dans la limite de leurs fonctions.
Les prestataires et partenaires avec lesquels nous travaillons et qui ont l’obligation de se conformer à la loi 2013-450 relative à la protection des données à caractère personnel.
Les professionnels réglementés (avocats, notaire, Commissaire aux Comptes…).
Les autorités administratives, financières, judiciaires ou agences d’États, organismes publics sur demande et dans la limite de ce qui est permis par la réglementation (CNPS, CNAM, DGI, Inspection du Travail, Tribunal du Travail, Commission bancaire…).
Les agents assermentés de l’Autorité de protection dans le cadre de ses missions de contrôles.

Transferts de données

Les traitements évoqués précédemment peuvent nécessiter des transferts de données à caractère personnel vers des pays étrangers, dont la législation en matière de protection des données personnelles diffère de celle de la Côte d’Ivoire.

Dans ce cas, ce transfert se fera sur la base d’une décision rendue par l’Autorité de protection des données (ARTCI), lorsque celle-ci aura reconnu que le pays destinataire des données assure un niveau de protection au moins équivalent à celui existant en Côte d’Ivoire.

En tout état de cause, la MUGEF-CI prend les dispositions nécessaires avec ses partenaires étrangers afin de garantir un niveau de protection approprié de vos données conformément à la réglementation en vigueur. À ce titre, la compagnie met en œuvre toutes les mesures contractuelles, techniques, organisationnelles et physiques appropriées pour assurer la sécurité de vos données à caractère personnel.

Durée de conservation

Vos données à caractère personnel seront conservées uniquement pour la durée nécessaire pour l’accomplissement des finalités ci-dessus définies, et/ou pour la durée de conservation définie par la loi applicable.

Adresse IP, gestion des accès et des habilitations du personnel :
- Dix (10) ans à compter de la date de fin de l’exercice comptable.
- Suppression immédiate, dès notification du départ de l’employé.
Informations professionnelles dans le cadre d’un recrutement : Pendant toute la durée du recrutement et pendant une période supplémentaire d’un (01) an à compter du dernier contact avec la personne concernée, pour les candidats non retenus.
Informations relatives aux salariés : Pendant la durée de la relation de travail, et pendant une durée supplémentaire de trente (30) ans sous forme d’archive intermédiaire après la rupture du contrat.
Informations de paie : Pendant toute la durée du contrat, et pendant une durée supplémentaire de dix (10) ans après rupture du contrat, conformément à une obligation légale (cf. art.35 de la loi N°2016-992 du 14 novembre 2016 relative à la lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme).
Données personnelles des clients : Pendant toute la durée du contrat, et pendant une durée supplémentaire de dix (10) ans après la fin de la relation avec le client.
Informations comptables (livres et registres) : Dix (10) ans à compter de la date de fin de l’exercice comptable.
Informations de connexion (Identifiant de connexion informatique) : 90 jours. Désactivation après 60 jours d’inactivité puis suppression à la 90ème journée en cas de réclamation.
Données d’horodatage cas du badge d’accès servant de pointage :
- Concernant la durée de conservation des heures de départ et d’arrivée : conservé pendant trois (3) mois puis archivé pendant trois (3) mois avant destruction.
- Concernant le départ d’un employé de la MUGEF-CI : les identifiants rattachés à la personne sont supprimés dès notification.
Informations juridiques et administratives : Pendant toute la durée d’existence de la compagnie.

Passé ces différents délais, les données feront l’objet, selon les cas et la sensibilité des données, soit de suppression définitive, soit d’archivage à titre historique ou statistique. En cas de litige, les données seront conservées jusqu’au règlement de celui-ci.

Droits reconnus des personnes concernées

Vous disposez de droits, conformément aux articles 28 à 33 de la loi N°2013-450 du 19 juin 2013 relative à la protection des données à caractère personnel. Ainsi :

Vous avez le droit d’être informés, lors de la collecte de vos données, de l’identité du responsable du traitement, des finalités de traitement, du type de données concernées, des destinataires, de la durée de conservation des données et de l’éventualité de transfert de données à destination de pays tiers.
Vous avez le droit d’accéder aux données à caractère personnel vous concernant en notre possession.
Vous avez le droit de rectifier toute donnée inexacte, ou de compléter toute donnée incomplète.
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel, sauf dans les cas définis par la loi N°2013-450 du 19 juin 2013 ; de même vous pouvez retirer votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel dans la mesure où vous n’êtes pas dans une relation de travail avec nous et que votre consentement justifiait le traitement.
Vous pouvez demander l’effacement de vos données à caractère personnel si leur traitement n’est plus nécessaire pour les finalités décrites ci-avant, lorsque le traitement n’est pas ou plus licite pour quelques raisons que ce soit, lorsque vous avez retiré votre consentement au traitement (dans la mesure où vous n’êtes pas dans une relation de travail avec nous et votre consentement justifiait le traitement), lorsque l’effacement est nécessaire pour se conformer à la loi applicable ou lorsque vous vous opposez au traitement en l’absence de tout motif légitime prépondérant pour un tel traitement.

La MUGEF-CI s’engage à répondre à toute plainte ou demande d’exercice des droits relatifs à vos données à caractère personnel gratuitement et dans les meilleurs délais (01 mois au maximum, sauf pour les cas les plus complexes).

Par ailleurs, en vertu de l’article 29 relatif à la loi n°2013-450, la MUGEF-CI a le droit de s’opposer aux demandes manifestement abusives de la même personne, notamment par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique.

Toute demande doit être accompagnée de la photocopie d’un justificatif d’identité, faute de quoi elle ne pourra être traitée.

Vous pouvez exercer les droits mentionnés ci-dessus en contactant notre correspondant à la protection des données à caractère personnel aux coordonnées ci-dessous :

Mail : dpo@mugef-ci.com

Mesures organisationnelles et techniques

Nous veillons à ce que les données à caractère personnel que vous nous confiez soient protégées de façon appropriée contre toute violation et/ou abus.

Nous mettons en place les mesures de sécurité techniques et organisationnelles adéquates afin d’assurer un niveau de sécurité approprié par rapport aux risques représentés par le traitement effectué et la nature des données à caractère personnel devant être protégées. Toute donnée sensible qui est traitée sera conservée avec des mesures de sécurité spécifiques et renforcées. L’accès aux données personnelles est permis aux collaborateurs dans le seul but d’accomplir les missions qui leurs sont confiées, ceux-ci étant soumis à une obligation de confidentialité.

Nous accordons une grande vigilance à la manière dont nos prestataires sécurisent vos données. Ainsi, les prestataires et sous-traitants n’agissent que sur instruction de la MUGEF-CI et n’utilisent vos données que dans le cadre de l’exécution des prestations que nous leur confions. Par ailleurs, nous demandons dans le contrat de prestation entre la MUGEF-CI et les prestataires que soient mises en œuvre les mesures techniques, physiques, logiques et organisationnelles appropriées pour assurer la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel traitées et ainsi empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Fréquence de mise à jour

Cette Politique est susceptible d’être modifiée et actualisée pour refléter notamment les changements qui pourraient intervenir dans la pratique, ou conformément à une évolution législative ou réglementaire. En cas de modification de la présente politique, la MUGEF-CI vous en informera par le biais de son site internet ou par tout autre moyen.